Der WEG-Verwalter: Was muss er, was darf er und was darf er nicht?

I. Einleitung

Einen erheblichen Anteil unserer anwaltlichen Tätigkeit in WEG-Mandaten machen Auseinandersetzungen zwischen dem Verwalter und den Eigentümern über die Pflichten und Befugnisse des Verwalters aus. Häufig wird von einzelnen Eigentümern gerügt, der Verwalter bleibe untätig. Ebenso häufig wird moniert, dass der Verwalter seine Befugnisse überschritten habe.

Sehr unterschiedliche Vorstellungen über die Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters sind aber auch bei den unterschiedlichen (professionellen) Verwaltern festzustellen.  Einige Verwalter sind der Auffassung, ihre Aufgabe bestehe ausschließlich bzw. im Wesentlichen darin, jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen, diese durchzuführen, und eine Abrechnung vorzulegen. Andere Verwalter meinen, sie seien quasi Geschäftsführer der Wohnungseigentümergemeinschaft und könnten auch umfangreiche Aufträge ohne vorherige Beschlussfassung erteilen.

Letztendlich geht es bei den Auseinandersetzungen zwischen Eigentümern und Verwaltern, die sich aus diesen unterschiedlichen Auffassungen ergeben, immer um die Abgrenzung der Befugnisse des Verwalters einerseits und der Eigentümer andererseits.

Wir möchten nachfolgend versuchen, die Grundzüge der Rechte und Pflichten des Verwalters, aber auch der Grenzen der Verwaltertätigkeit, aufzuzeigen.

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich hierbei auf die Gesetzeslage, insbesondere unter Berücksichtigung des § 27 WEG. In jedem konkreten Einzelfall ist jedoch – da Abweichungen zumindest in gewissen Grenzen zulässig sind – ein Blick in die Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung sowie den regelmäßig abgeschlossenen Verwaltervertrag unabdingbar. Häufig werden Verwaltern auch besondere Verwaltervollmachten erteilt, aus welchen sich weitere Befugnisse ergeben können, die auch über das gesetzliche Leitbild des § 27 WEG hinausgehen.

II. Die Entscheidungsfindung in der WEG und die Stellung des Verwalters

Maßgeblich für das Verständnis über die Stellung des Verwalters ist es, sich in Erinnerung zu rufen, wie die Entscheidungsfindung innerhalb der WEG erfolgt.

Die Entscheidungsfindung erfolgt primär durch die Wohnungseigentümer im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung. Diese Wohnungseigentümer sind die „Herren der Verwaltung“, die Wohnungseigentümerversammlung ist das „Willensbildungsorgan“ und damit das höchste Organ der Gemeinschaft (vgl. Bärmann-Merle, WEG,13. Auflage, zu § 23, Rn. 4).

Maßgeblich sind demnach die Beschlüsse und Vereinbarungen der WEG. Es ist Aufgabe der (versammelten) Eigentümer festzulegen, welche Maßnahmen erfolgen sollen.

Der Verwalter, dessen Bestellung vom Gesetz auch nicht zwingend vorgesehen ist, ist hingegen nur „sekundäres Verwaltungsorgan“ (vgl. Bärmann, w.v.). Hierfür wurde der Verwalter vom Gesetzgeber zwar mit starken Befugnissen ausgestattet, aber keinesfalls mit solchen, die die WEG beherrschen würden. Der Verwalter ist insbesondere kein Aufsichtsorgan im Verhältnis zu den Wohnungseigentümern. Vielmehr ist es gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG die vorrangige Aufgabe des Verwalters quasi als Exekutivorgan,

Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchzuführen (…)“.

III. Das muss der Verwalter tun: Gesetzliche Aufgaben des Verwalters

Die gesetzlichen Aufgaben des Verwalters sind im Wesentlichen in § 27 WEG („Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“) sowie in § 28 WEG („Wirtschaftsplan, Rechnungslegung“) geregelt. Einzelne Aufgaben finden sich aber auch an anderen Stellen (z.B. in § 24 WEG). Zur Erfüllung dieser Aufgaben ist der Verwalter gesetzlich verpflichtet. Das „muss“ er tun. Das Gesetz regelt in § 27 Abs. 4 WEG ausdrücklich, dass die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnisse des Verwalters nach § 27 Abs. 1 bis 3 WEG zwingendes Recht darstellen, d.h. nicht durch Vereinbarung (oder Beschluss) der Wohnungseigentümer eingeschränkt oder ausgeschlossen werden können.

Wir können hier nicht auf alle gesetzlichen Regelungen eingehen, sondern werden uns auf die wichtigsten Vorschriften beschränken. Das ist insbesondere § 27 WEG.

IV. Aufbau der Regelung des § 27 WEG

Mit § 27 WEG wollte der Gesetzgeber einerseits die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters im Innenverhältnis, d.h. im Verhältnis zu den Eigentümern bzw. der WEG, regeln (sog. Geschäftsführungsbefugnis) und andererseits klarstellen, welche Befugnisse/Vollmachten der Verwalter zur Erfüllung seiner Aufgaben im Außenverhältnis, d. h. Dritten gegenüber, hat (sog. Vertretung nach außen).

Die Vorschrift des § 27 WEG ist nach allgemeiner Einschätzung allerdings – zumindest zunächst – eine nur schwer zu erschließende, unübersichtlich gestaltete Norm. Dies gilt insbesondere für die Absätze 1 bis 3. Der Zugang zu dieser Norm wird erheblich vereinfacht, wenn man sich die unterschiedlichen vom Gesetzgeber beabsichtigten Funktionen der einzelnen Absätze verdeutlicht, auch wenn dem Gesetzgeber (wie die nachfolgenden Ausführungen zeigen werden) die Trennung nicht vollständig gelungen ist.

1. Innenverhältnis

Die Rechte und Pflichten des WEG-Verwalters im Innenverhältnis (d. h. gegenüber den einzelnen Eigentümern und gegenüber der Gemeinschaft) sollen sich nach den Vorstellungen des Gesetzgebers im Wesentlichen aus § 27 Abs. 1 WEG ergeben.

Für das Innenverhältnis zwischen Verwalter einerseits, den einzelnen Eigentümern sowie der (teilrechtsfähigen) Wohnungseigentümergemeinschaft andererseits, wird in § 27 Abs. Abs. 1 WEG klargestellt, welche Pflichten und Befugnisse der Verwalter innergemeinschaftlich hat (Innenverhältnis).

2. Außenverhältnis

Demgegenüber betreffen die Absätze 2 und 3 des § 27 WEG nach den Vorstellungen des Gesetzgebers das Außenverhältnis. Der Verwalter kann die ihm im Innenverhältnis übertragenen Aufgaben nur dann wahrnehmen, wenn er hierzu bestimmte Vollmachten im Außenverhältnis hat.

Bei den Vollmachten im Außenverhältnis unterscheidet das Gesetz danach, ob der Verwalter

– für die Wohnungseigentümer tätig wird, dann gilt § 27 Abs. 2 WEG, oder

– für die (teilrechtsfähige) Wohnungseigentümergemeinschaft, dann gilt § 27 Abs. 3 WEG.

V. Aufgaben und Pflichten des Verwalters im Innenverhältnis gemäß § 27 Abs. 1 WEG im Einzelnen

1. Durchführung von Beschlüssen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG)

Die Pflicht des Verwalters im Innenverhältnis zur Durchführung von Beschlüssen verdeutlicht die Stellung des Verwalters. Gefasst werden die Beschlüsse von den Wohnungseigentümern, grundsätzlich in einer Wohnungseigentümerversammlung. Aufgabe des Verwalters ist es sodann, die gefassten Beschlüsse umzusetzen. Dies gilt selbstverständlich auch und erst recht für die Durchführung von Vereinbarungen.

Gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG ist der Verwalter berechtigt, aber auch verpflichtet, die Beschlüsse der Wohnungseigentümer umzusetzen. Verletzt der Verwalter diese Pflicht, kommen Schadensersatzansprüche gegen ihn in Betracht.

Grundsätzlich ist der Verwalter nicht nur verpflichtet, bestandskräftige Beschlüsse auszuführen, sondern auch solche, die noch nicht bestandskräftig sind.

Der Verwalter muss auch fehlerhafte Beschlüsse umsetzen, auch wenn sie gerichtlich angefochten sind. Dies ergibt sich daraus, dass ein Beschluss von Gesetzes wegen solange als wirksam anzusehen ist, bis er rechtskräftig durch ein Gericht für ungültig erklärt wird (§ 23 Abs. 4 S. 2 WEG). Will ein anfechtender Eigentümer somit eine Durchführung von Beschlüssen verhindern, muss er versuchen, deren Umsetzung im Wege einer einstweiligen Verfügung durch das Gericht außer Vollzug setzen zu lassen.

Nicht umzusetzen hat der Verwalter nichtige Beschlüsse. Diese sind von Gesetzes wegen als inexistent anzusehen (§ 23 Abs. 4 S. 1 WEG) und daher auch keine Beschlüsse im Sinne des § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG.

2. Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 Nr. 3 WEG)

Ein weiterer Kernbereich der Verwalter-Tätigkeit sind dessen Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 3 Nr. 3 WEG.

Das Gesetz unterscheidet zwischen

– außerordentlichen, nicht dringenden Maßnahmen (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG),

– außerordentlichen, dringenden Maßnahmen (§ 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG) und

– laufenden Maßnahmen der erforderlichen ordnungsmäßigen Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 Abs. 3 Nr. 3 WEG).

a) Außerordentliche, nicht dringende Maßnahmen (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG)

Soweit § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG für die außerordentlichen, nicht dringenden Maßnahmen regelt, dass der Verwalter die notwendigen Maßnahmen zu treffen habe, ist dies zumindest missverständlich.

Aufgabe des Verwalters ist es – wie bereits ausgeführt – grundsätzlich nur, die von den Eigentümern gefassten Beschlüsse vorzubereiten und umzusetzen. Aufgabe der Wohnungseigentümer ist es, die notwendigen Beschlüsse für eine ordnungsgemäße Verwaltung zu fassen, wozu gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 2 WEG auch die Instandsetzung und Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehört.

Der Verwalter muss also bereits gefasste Beschlüsse über die Instandsetzung und Instandhaltung umsetzen. Zum anderen hat er dafür Sorge zu tragen, dass entsprechende Beschlüsse von den Wohnungseigentümern auch gefasst werden. Insbesondere ist der Verwalter deshalb verpflichtet:

– das gemeinschaftliche Eigentum, insbesondere durch regelmäßige Begehungen der Anlage, zu kontrollieren;

– die Wohnungseigentümer über die bei den Begehungen festgestellten Mängel am Gemeinschaftseigentum sowie über notwendige Maßnahmen zu informieren;

– etwaige von den Wohnungseigentümern zu fassende Beschlüsse vorzubereiten, d.h. insbesondere eine Beschlussfassung in einer Wohnungseigentümerversammlung vorzusehen und bereits entsprechende vorbereitende Maßnahmen zu treffen, etwa Angebote einzuholen etc.

Fassen die Eigentümer einen entsprechenden Beschluss, ist der Verwalter sodann verpflichtet, die Instandhaltungs- bzw. Instandsetzungsarbeiten zu überwachen und abzunehmen.

b) Außerordentliche, dringende Maßnahmen (§ 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG)

Grundsätzlich darf der Verwalter (vgl. oben) nicht dringende Maßnahmen der Instandsetzung und Instandhaltung nicht selbst ohne vorangehende Beschlussfassung ergreifen. Für Notfälle, d.h. für dringende Maßnahmen, sieht das Gesetz deshalb ausdrücklich in § 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG vor, dass er solche Notmaßnahmen „eigenmächtig“ ergreifen darf.

Dringend sind allerdings nur solche Fälle, die wegen ihrer Eilbedürftigkeit keine vorherige Einberufung einer Eigentümerversammlung (ggf. einer außerordentlichen Eigentümerversammlung unter Verkürzung der zweiwöchigen Ladungsfrist des § 24 Abs. 4 S. 2 WEG) zulassen. Dies ist dann der Fall, wenn das gemeinschaftliche Eigentum gefährdet ist, sofern der Verwalter nicht umgehend handelt.

Schließlich ist der Verwalter nur zu Notmaßnahmen berechtigt, das heißt der Verwalter darf nur die Maßnahmen ergreifen, welche die Gefahrenlage beseitigen. Die Beauftragung der Arbeiten, die zu einer dauerhaften Beseitigung der Schadensursache führen sollen, obliegt dann jedoch wieder den Wohnungseigentümern.

c) Laufende Maßnahmen der erforderlichen ordnungsmäßigen Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums (§ 27 Abs. 3 Nr. 3 WEG)

Nach § 27 Abs. 3 Nr. 3 WEG ist der Verwalter berechtigt, die laufenden Maßnahmen der erforderlichen ordnungsmäßigen Instandhaltung und Instandsetzung zu treffen.

Es handelt sich bei dieser Regelung eigentlich nicht um eine Kompetenzregelung für das Innenverhältnis, sondern um eine Vertretungsregelung für das Außenverhältnis. Dennoch wird diese Regelung teilweise dahingehend verstanden, dass der Verwalter untergeordnete laufende Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen mit geringer wirtschaftlicher Bedeutung eigenmächtig vornehmen darf.

Achtung! Der Umfang der Vertretungsmacht des Verwalters ist stark umstritten. Den Verwaltern ist daher anzuraten – außer in ganz dringenden Fällen – nicht ohne Beschlussfassung der WEG tätig zu werden.

3. Geldverwaltung (§ 27 Abs. 1 Nr. 6 WEG)

Nach den konkreteren Vorschriften der Nummern 4 und 5 regelt § 27 Abs. 1 Nr. 6 WEG allgemein, dass dem Verwalter die Verwaltung eingenommener Gelder obliegt. Insbesondere ist von ihm auf den Namen der WEG ein Konto für die laufenden Zahlungen zu führen. Die Gelder der Instandhaltungsrücklage sind hingegen verzinslich anzulegen, wobei die WEG über die Art der Anlage entscheidet.

Aus § 27 Abs. 1 Nr. 6 WEG wird ferner hergeleitet, dass der Verwalter zur Führung einer ordnungsgemäßen und für jeden Eigentümer nachvollziehbaren Buchhaltung verpflichtet ist.

Von besonderer Bedeutung ist in die Regelung in § 27 Abs. 5 WEG, wonach der Verwalter eingenommene Gelder getrennt von seinem Vermögen zu halten hat.

Besonders an dieser Vorschrift zeigt sich, dass der Verwalter Treuhänder der WEG ist. Er hat alles zu unternehmen, um Vermögensnachteile und Risiken durch die Art der Anlage der Gelder zu vermeiden.

Hieraus ergibt sich auch, dass er verpflichtet ist, ein Fremdkonto anzulegen, d.h. Inhaber dieses Kontos hat die Gemeinschaft zu sein.

Die häufig immer noch gewählte Konstruktion eines sogenannten Treuhandkontos, d.h. eines Kontos, bei welchem der Verwalter Kontoinhaber ist, aber der Bank gegenüber klargestellt wird, dass dieses Guthaben nur treuhänderisch für die Eigentümergemeinschaft verwaltet wird, ist jedenfalls nach Anerkennung der Teilrechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht mehr zulässig. Eine solche Variante entspricht nicht den Interessen der Gemeinschaft. Bei einem Treuhandkonto ist die Wohnungseigentümergemeinschaft nämlich gezwungen, im Falle der Insolvenz oder des Zugriffs eines Gläubigers erst eigene Rechte geltend zu machen, etwa Drittwiderspruchsklage gemäß § 771 ZPO zu erheben, um die Vermögensmasse zu sichern.

VI. Weitere gesetzliche Aufgaben des Verwalters

Weitere gesetzliche Aufgaben des Verwalters ergeben sich aus anderen Vorschriften.

1. Aufgaben im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümerversammlung (§§ 24, 25 WEG)

So obliegt dem Verwalter in der Regel die Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen.

a) Vorbereitung der Eigentümerversammlungen

Der Verwalter muss für die ordnungsgemäße Behandlung der Tagesordnung und die Herbeiführung der anstehenden Entscheidungen durch die WEG Sorge tragen. Jeder Wohnungseigentümer kann vom Verwalter in der Wohnungseigentümerversammlung Auskunft verlangen (außerhalb der Versammlung ist der Verwalter zur Auskunftserteilung gegenüber einzelnen Eigentümern nur bei berechtigtem Interesse verpflichtet oder wenn sich das Auskunftsbegehren nur auf Angelegenheiten des einzelnen Eigentümers bezieht).

In diesem Zusammenhang ist es von essentieller Bedeutung, dass der Verwalter die Versammlung bestmöglich vorbereitet hat, d.h.

– die Sachzusammenhänge aufgearbeitet und etwa noch erforderliche Informationen/Angebote etc. bereits im Vorfeld der Versammlung eingeholt hat;

– die Eigentümer umfassend informiert hat bzw. informiert und etwa erforderliche Unterlagen bereits im Vorfeld der Versammlung (mit der Ladung) an die Eigentümer verschickt hat.

b) Einberufung der Eigentümerversammlungen, § 24 Abs. 1, 2 WEG

Gemäß § 24 Abs. 1 WEG ist der Verwalter verpflichtet, turnusmäßig mindestens einmal im Jahr eine Wohnungseigentümerversammlung einzuberufen.

Ergänzend regelt § 24 Abs. 2 WEG, dass der Verwalter eine Eigentümerversammlung einberufen muss, wenn dies durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer bestimmt ist oder wenn dies schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer (nach Köpfen) verlangt wird (sog. Minderheitenquorum).

Darüber hinaus ist der Verwalter natürlich auch immer dann zur Einberufung einer Eigentümerversammlung verpflichtet, wenn eine Versammlung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung erforderlich ist, wenn also Entscheidungen durch die Wohnungseigentümer getroffen werden müssen. Dies ergibt sich aus § 21 Abs. 4 WEG.

Die Einberufungsfrist beträgt in der Regel zwei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

In der Einladung muss der Verwalter die Themen einer Beschlussfassung so konkret bezeichnen, dass die Eigentümer in die Lage versetzt werden, sich auf die Versammlung vorzubereiten und zu entscheiden, ob sie überhaupt an der Versammlung teilnehmen wollen. Zwar dürfen an die Bezeichnung keine übertriebenen Anforderungen gestellt werden, so dass in der Regel eine stichwortartige Bezeichnung genügt. Je bedeutsamer oder schwerwiegender die Angelegenheit jedoch für die Eigentümer ist und je geringer der Wissensstand der Eigentümer ist, desto ausführlicher muss die Bezeichnung in der Einladung sein. Etwa dann, wenn komplizierte bauliche Entscheidungen anstehen oder die Beschlussfassung über die Abrechnung erfolgen soll, müssen hierzu regelmäßig detaillierte Mitteilungen (bzw. die gesamte Abrechnung) mit der Einladung übersandt werden, damit eine Vorbereitung durch die Eigentümer möglich ist.

c) Durchführung der Eigentümerversammlungen, § 24 Abs. 5 WEG

Auch die Leitung der Wohnungseigentümerversammlungen obliegt, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen, gemäß § 24 Abs. 5 WEG dem Verwalter.

Zur ordnungsgemäßen Leitung der Versammlung gehört auch die Feststellung der Beschlussfähigkeit. Häufig wird von Verwaltern hierbei übersehen, dass die Beschlussfähigkeit bei jeder einzelnen Beschlussfassung vorliegen muss. Es genügt also nicht, zu Beginn der Versammlung festzustellen, dass die Beschlussfähigkeit gegeben ist. Insbesondere bei großen Eigentümergemeinschaften, bei welchen die Anwesenheit nicht einfach festzustellen ist und bei welchen angesichts der Größe der Anlage die Eigentümerversammlungen länger andauern, gestaltet sich die regelmäßige Feststellung der Beschlussfähigkeit kompliziert und ist vom Verwalter (etwa durch eine Eingangs- und Ausgangskontrolle in dem Versammlungssaal) zum Zeitpunkt jeder einzelnen Abstimmung festzustellen.

Schließlich gehört zur ordnungsgemäßen Durchführung der Versammlung natürlich auch, dass eindeutige Abstimmungen über die Beschlussanträge durchgeführt werden, das heißt, es muss über einen

– konkreten Beschlussantrag

– eine Abstimmung erfolgen,

– die abgegebenen Stimmen müssen ordnungsgemäß erfasst und ausgezählt, sowie unter Berücksichtigung des jeweiligen Stimmgewichts und etwaiger Stimmrechtsverbote gewertet werden.

Sodann müssen:

– das Abstimmungsergebnis und

– das Beschlussergebnis bekannt gegeben werden.

d) Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung, § 24 Abs. 6 WEG

Schließlich hat der Verwalter gemäß § 24 Abs. 6 WEG in der Regel das Protokoll (die Niederschrift) zu erstellen.

2. Führen einer Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7, 8 WEG)

Ferner muss der Verwalter eine Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 8 S. 1 WEG). Dass das Gesetz diese Pflicht des Verwalters als besonders bedeutsam ansieht, ergibt sich daraus, dass schon im Gesetzeswortlaut detaillierte Vorgaben gemacht werden, wie diese Beschluss-Sammlung zu führen ist. Dies zeigt sich auch daran, dass gemäß § 26 Abs. 1 S. 4 WEG ein wichtiger Grund zur Abberufung des Verwalters regelmäßig dann vorliegt, wenn dieser die Beschluss-Sammlung nicht ordnungsgemäß führt.

Die Wichtigkeit der Einhaltung dieser Verpflichtung für Eigentümer und potentielle Erwerber ergibt sich daraus, dass Beschlüsse der Wohnungseigentümer, aus denen sich die wesentlichen Rechte und Pflichten neben der Teilungserklärung ergeben, gemäß § 10 Abs. 4 WEG für und gegen Rechtsnachfolger wirken. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Beschluss-Sammlung ist daher von besonderer Bedeutung.

Der Verwalter hat deshalb die Vorgaben, insbesondere in § 24 Abs. 7 WEG, strikt einzuhalten, damit jederzeit nachvollzogen werden kann, welche Beschlüsse existieren, ob sie bereits bestandskräftig sind und auch, ob es gerichtliche Entscheidungen dazu gibt. Auf Grund der Wichtigkeit müssen die Eintragungen und Vermerke durch den Verwalter unverzüglich, das heißt ohne schuldhaftes Zögern, vorgenommen werden. Im Regelfall bedeutet dies, dass die Aktualisierung der Beschlusssammlung schon am nächsten oder übernächsten Geschäftstag zu erfolgen hat.

3. Erstellung eines Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 WEG)

Gemäß § 28 Abs. 1 WEG hat der Verwalter jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser stellt (nach Beschlussfassung durch die Eigentümer, § 28 Abs. 5 WEG) die Rechtsgrundlage für die monatlichen Zahlungspflichten dar.

4. Erstellung der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 3 WEG)

Gemäß § 28 Abs. 3 WEG hat der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung zu erstellen, über die dann gemäß § 28 Abs. 5 WEG wiederum die Eigentümer beschließen. Die Abrechnung ist innerhalb angemessener Frist zu erstellen, d.h. in der Regel innerhalb von 3 bis 6 Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres.

Die vom Verwalter vorzulegende Jahres-Gesamtabrechnung muss eine geordnete und übersichtliche Aufstellung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben enthalten. Der Bestand und die Entwicklung der Bankkonten sind anzugeben. Ferner sind Angaben über die Entwicklung und Höhe der Instandhaltungsrücklage vorzunehmen. Die Abrechnung muss für einen Wohnungseigentümer auch ohne Hinzuziehung fachlicher Unterstützung verständlich sein. Vollständig ist die Abrechnung nur, wenn sämtliche Einnahmen und Ausgaben aufgeführt sind. Auch unberechtigte Ausgaben müssen in die Abrechnung eingestellt werden.

Auch hier zeigt das Gesetz die eindeutige Kompetenzzuweisung: Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung obliegen dem Verwalter. Über deren Geltung entscheiden die Eigentümer durch Beschluss (§ 28 Abs. 5 WEG).

VII. Gesetzliche Vertretung der Wohnungseigentümer und der Gemeinschaft (§ 27 Abs. 2, Abs. 3 WEG)

Den Pflichten des Verwalters im Innenverhältnis zu den Eigentümern korrespondiert seine Vertretungsmacht im Außenverhältnis gemäß § 27 Abs. 2, Abs. 3 WEG.

Diese ermöglicht es

– dem Verwalter, seine Pflichten im Innenverhältnis zu erfüllen

– der Wohnungseigentümergemeinschaft, geordnet am Rechtsverkehr teilzunehmen und

– Dritten, sich bei Geschäften mit der WEG darauf verlassen zu können, dass diese ordnungsgemäß vertreten und auch tatsächlich verpflichtet wird.

VIII. Das darf der Verwalter tun: Rechtsgeschäftliche Erweiterung der Aufgaben und Befugnisse des Verwalters

Während eine Beschränkung der gesetzlichen Aufgaben des Verwalters nach § 27 Abs. 1 bis 3 WEG gemäß § 27 Abs. 4 WEG ausdrücklich ausgeschlossen ist, ist eine Erweiterung der dem Verwalter zustehenden Aufgaben ohne weiteres möglich. Der Verwalter darf bei entsprechender Ermächtigung durch die Wohnungseigentümer weitere Aufgaben und Befugnisse übernehmen.

Diese Erweiterung kann durch Vereinbarung, Beschluss oder vertragliche Vereinbarung mit dem Verwalter im Verwaltervertrag erfolgen.

Für die WEG ergibt sich dies bereits aus § 27 Abs. 3 Nr. 7 WEG. Aber auch die Wohnungseigentümer (alle oder einzelne) können den Verwalter mit Sonderaufgaben beauftragen, z.B. mit der Verwaltung des Sondereigentums, etwa einer Mietverwaltung.

Die Erweiterung der Befugnisse des Verwalters ist in der Praxis üblich und erfolgt in der Regel im Verwaltervertrag. Allerdings ist stets im Einzelfall zu prüfen, ob die Kompetenzerweiterungen auch wirksam sind. Viele der üblichen Klauseln in Verwalterverträgen, z.B. zum Abschluss von Verträgen durch den Verwalter im Rahmen seiner Verwaltungsaufgaben oder im Zusammenhang mit der Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, werden von der Rechtsprechung als rechtswidrig angesehen.

Insbesondere ist zu beachten, dass das Wohnungseigentumsgesetz in § 21 WEG die umfassende gemeinschaftliche Geschäftsführungsbefugnis der Wohnungseigentümer regelt. Haben die Wohnungseigentümer eine Maßnahme beschlossen, wird die Geschäftsführungsbefugnis des Verwalters auf die Ausführung dieses Beschlusses gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG reduziert.

IX. Das darf der Verwalter nicht

Was der Verwalter nicht tun darf, ergib sich aus einem Umkehrschluss: Der Verwalter darf all das nicht tun, wozu er nicht nach dem Gesetz oder rechtsgeschäftlicher Befugniserweiterung berechtigt ist.

Er darf sich insbesondere nicht über die Entscheidungsbefugnis der Wohnungseigentümer hinwegsetzen. Der Verwalter ist grundsätzlich lediglich vorbereitendes und ausführendes Organ, nicht Entscheidungsträger!

X. Fazit

Der Verwalter muss die gesetzlichen Aufgaben erfüllen.

Er darf darüber hinaus weitere Aufgaben übernehmen.

Alles andere darf er nicht. Insbesondere darf er sich nicht über die Kompetenzverteilung des WEG hinwegsetzen und anstelle der Wohnungseigentümer entscheiden.

Rechtsanwältin Ellen Taufkirch
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Patrick Geiger

Bitte beachten Sie, dass die Ausführungen allgemein gehalten sind und sich auf die aktuelle Rechtslage beziehen. Die Durchsicht dieses Skripts kann eine Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen.