Das Steuerrad der WEG: Die Wohnungseigentümerversammlung

I. Einleitung

Die Wohnungseigentümerversammlung ist für die Verwaltung der WEG von überragender Bedeutung. Die Verwaltung der WEG steht den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich zu (§ 21 Abs. 1 WEG). Die Entscheidungsfindung der WEG erfolgt durch die Wohnungseigentümer, in der Regel im Rahmen der Wohnungseigentümerversammlung (§ 23 Abs. 1 WEG). Dort werden die wichtigen Beschlüsse gefasst, die sodann vom Verwalter umzusetzen sind (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG). Die Wohnungseigentümerversammlung ist somit das Willensbildungsorgan der Gemeinschaft, sie ist deren „Steuerrad“.

Nachfolgend sollen die wichtigsten Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung näher dargestellt werden. Dieses Skript orientiert sich dabei an den gesetzlichen Regelungen, insbesondere den §§ 23, 24 WEG. In der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung können jedoch abweichende Regelungen enthalten sein. Es ist daher im konkreten Einzelfall zunächst immer zu prüfen, welche Regelungen in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung enthalten sind.

II. Häufigkeit der Wohnungseigentümerversammlung

Angesichts der Wichtigkeit der Wohnungseigentümerversammlung bestimmt das Gesetz, dass mindestens einmal im Jahr eine solche Versammlung stattfinden muss
(§ 24 Abs. 1 WEG).

Ergänzend regelt § 24 Abs. 2 WEG, dass eine Einberufung dann erfolgen muss, wenn dies durch eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer (insbesondere in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung) bestimmt ist oder wenn

  • mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer, gezählt nach Köpfen, (sog. Minderheitenquorum) dies
  • schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt.

Unabhängig hiervon muss der Verwalter eine Versammlung einberufen, wenn dies nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung notwendig ist, insbesondere wenn dringend eine Beschlussfassung herbeigeführt werden muss. In diesem Fall kann sogar jeder Eigentümer einzeln gemäß § 21 Abs. 4 WEG die Einberufung verlangen und ggf. auch gerichtlich durchsetzen.

III. Die Einladung zur Wohnungseigentümerversammlung

1. Wer lädt ein?

Einladungsbefugt ist grundsätzlich der Verwalter (§ 24 Abs. 1 WEG).

Existiert kein Verwalter oder weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, kann die Einberufung durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter erfolgen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Einzelne Eigentümer oder Dritte sind nicht zur Einladung befugt. Erfolgt die Einladung durch Unbefugte und findet eine Eigentümerversammlung statt, führt dies zwar nicht zur Nichtigkeit der dort gefassten Beschlüsse. Diese sind aber anfechtbar (Bärmann, WEG, 13. Aufl., zu § 24, Rn. 28).

Existiert kein Verwaltungsbeirat oder lädt auch dieser nicht ein, muss zur Vermeidung des Anfechtungsrisikos daher der „steinige Weg“ gewählt werden über:

  • die Vollversammlung (alle Eigentümer sind anwesend) oder
  • Einberufung durch alle Wohnungseigentümer oder
  • die gerichtliche Bestimmung eines Eigentümers mit der Befugnis, eine Eigentümerversammlung einzuberufen.

2. Ladungsfrist

Die Ladungsfrist soll gemäß § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG in der Regel mindestens 2 Wochen betragen. Sie kann nur in Fällen besonderer Dringlichkeit verkürzt werden.

Die 2-Wochen-Frist wird oft falsch berechnet, zumal sie erst mit dem Zugang der Einladung bei den Eigentümern zu laufen beginnt. Ferner darf die Versammlung frühestens am Tag nach Ablauf der Frist stattfinden. Geht eine Einladung den Eigentümern z.B. an einem Mittwoch zu, darf die Versammlung frühestens für den Donnerstag der übernächsten Woche anberaumt sein.

3. Form der Einladung

Regelungen hierzu finden sich insbesondere in § 24 Abs. 4 WEG, aber auch in § 23 Abs. 2 WEG.

Die Einladung bedarf der Textform, d.h. einer lesbaren Erklärung, die den Erklärenden erkennen lässt und auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (§ 126 b BGB). Möglich ist daher die Einberufung per Post, per Fax, aber auch per E-Mail. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Gemäß § 23 Abs. 2 WEG muss sich aus der Einladung ergeben, über welche Gegenstände Beschlüsse gefasst werden sollen. Jeder Eigentümer soll mit Erhalt der Einladung wissen, über welche Themen die Eigentümer beraten und ggf. Beschlüsse fassen, damit er sich entsprechend auf die Versammlung vorbereiten, aber auch entscheiden kann, ob er an der Versammlung teilnimmt oder nicht. Hierbei genügt bei vielen Beschlussthemen eine stichpunktartige Bezeichnung. Je komplexer jedoch der Beschlussgegenstand ist, desto genauer muss er schon in der Einladung beschrieben werden. Dann sind ggf. auch maßgebliche Unterlagen beizufügen.

Es ist daher wichtig, dass der Verwalter sich im Vorfeld der Einladung auf die Wohnungseigentümerversammlung vorbereitet, d.h. die Sachzusammenhänge aufarbeitet und etwa noch erforderliche Angebote/Informationen einholt. Nur so kann er die Tagesordnungspunkte in der Einladung hinreichend genau ausformulieren und in der Versammlung die Eigentümer umfassend informieren.

IV. Die Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung

1. Teilnahmeberechtigung an der Wohnungseigentümerversammlung

Die Wohnungseigentümerversammlung ist nicht öffentlich.

Äußerst problematisch ist daher die Teilnahme Dritter. Sie sind nach dem Gesetz grundsätzlich nicht teilnahmeberechtigt (ggf. aber Regelungen in der Gemeinschaftsordnung prüfen).

Erscheinen daher Dritte zur Wohnungseigentümerversammlung, muss über deren Berechtigung zur Teilnahme entschieden werden. Die Anwesenheit kann im allgemeinen Interesse aller Eigentümer liegen (sog. Kollektivinteresse), aber auch im Interesse nur eines einzelnen Eigentümers. Im Falle des Kollektivinteresses wird es seltener zu Auseinandersetzungen kommen. Anders dann, wenn ein einzelner Eigentümer einen Dritten (etwa als Berater) hinzuziehen möchte. Dann sind die besonderen Interessen des einzelnen Eigentümers an der Teilnahme und die Nicht – Öffentlichkeit im Interesse aller Eigentümer gegeneinander abzuwägen.

Teilnehmen dürfen zunächst sämtliche Eigentümer bzw. von ihnen wirksam bevollmächtigte Vertreter, dann aber nur diese.

Hinweis:

Vielfach enthält die Gemeinschaftsordnung (wirksame) Beschränkungen für die Vollmachtserteilung. Diese Beschränkung kann sowohl die Form der zu erteilenden Vollmacht als auch die Person des zu Bevollmächtigenden betreffen.

Vor Erteilung einer Vollmacht sollte daher unbedingt geprüft werden, ob die Gemeinschaftsordnung Beschränkungen enthält.

Sonderfälle:

Bei der sog. werdenden Eigentümergemeinschaft sind die Ersterwerber teilnahmeberechtigt.

Teilnahmeberechtigt sind ferner der Insolvenzverwalter (im vorläufigen Insolvenzverfahren gemeinsam mit dem Eigentümer) und der Zwangsverwalter, wobei im Falle der Zwangsverwaltung auch noch der Eigentümer zu laden ist.

Dinglich Berechtigte (etwa Nießbraucher oder Grundschuldgläubiger) sind den Eigentümern nicht gleichzustellen. Sie haben daher kein Teilnahmerecht (anders, wenn sie wirksam bevollmächtigt wurden).

Der Verwalter ist grundsätzlich teilnahmeberechtigt. Dies gilt auch dann, wenn er nicht Eigentümer ist, da ihm unabhängig davon weitere Rechte zustehen, insbesondere das Recht zur Anfechtungsklage. Ferner kann er viele Pflichten (etwa Hinweispflichten) nur erfüllen, wenn er an der Versammlung teilnimmt.

2. Versammlungsleitung

Gemäß § 24 Abs. 5 WEG führt den Vorsitz in der Versammlung grundsätzlich der Verwalter. Die Versammlung kann aber einen anderen Versammlungsleiter wählen.

3. Ablauf der Versammlung

Zu Beginn stellt der Versammlungsleiter die ordnungsgemäße Einladung fest.

Sodann ist die Beschlussfähigkeit festzustellen. Nach dem Gesetz (§ 25 Abs. 3 WEG) müssen mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile anwesend oder wirksam vertreten sein. Auch hier finden sich aber häufig abweichende Regelungen in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung.

Die Beschlussfähigkeit muss nicht nur zu Beginn, sondern zum Zeitpunkt jeder einzelnen Beschlussfassung vorliegen. Gerade bei großen Eigentümergemeinschaften und länger andauernden Wohnungseigentümerversammlungen ist eine regelmäßige Kontrolle der Beschlussfähigkeit zwar schwierig, aber vom Versammlungsleiter sicherzustellen, etwa durch Eingangs- und Ausgangskontrollen vor dem Versammlungssaal.

Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, ist zu einer sog. Zweitversammlung einzuladen. In der Einladung hierzu ist darauf hinzuweisen, dass diese Versammlung unabhängig von der Anzahl der Erschienen oder wirksam Vertretenen beschlussfähig ist (§ 25 Abs. 4 WEG). Die Einberufung der zweiten Versammlung kann erst erfolgen, wenn die Beschlussunfähigkeit der ersten Versammlung festgestellt wurde. Eine sog. Eventualeinberufung bereits in der Einladung zur ersten Versammlung ist daher grundsätzlich unzulässig, es sei denn, es sind abweichende Vereinbarungen der Eigentümer getroffen worden, insbesondere in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung.

Sodann ist die Tagesordnung einschließlich Beschlussfassungen (dazu sogleich) durchführen.

Am Ende der Eigentümerversammlung ist deren Schluss durch den Versammlungsleiter festzustellen.

V. Die Abstimmung

1. Ablauf

Zur ordnungsgemäßen Durchführung der Versammlung gehört insbesondere, dass eindeutige Abstimmungen über die Beschlussanträge durchgeführt werden. Verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung der Beschlussfassung ist der Versammlungsleiter.

Es muss also über

  • einen konkreten Beschlussantrag
  • eine Abstimmung erfolgen, wobei Eigentümer, die einem Stimmrechtsverbot unterliegen, nicht mitstimmen dürfen (s.u.).
  • Die abgegebenen Stimmen müssen erfasst und ausgezählt, sowie unter Berücksichtigung des jeweiligen Stimmgewichts (dazu sogleich) gewertet werden.

Hiernach müssen das Abstimmungsergebnis und das Beschlussergebnis bekanntgegeben werden.

2. Stimmgewicht

Gesetzlich vorgesehen ist das sog. Kopfprinzip (§ 25 Abs. 2 Satz 1 WEG). Danach hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme, unabhängig von der Anzahl der Wohnungen oder  der Miteigentumsanteile.

Häufig finden sich daher andere (wirksame) Regelungen in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung, insbesondere die Abstimmung nach Miteigentumsanteilen.

Steht das Wohnungseigentum mehreren gemeinschaftlich zu, so können sie das Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 S. 2 WEG).

3. Stimmrechtsausschluss § 25 Abs. 5 WEG

Das Gesetz sieht zwei Fälle des Stimmrechtsausschlusses vor (§ 25 Abs. 5 WEG). In diesen Fällen darf der betroffene Eigentümer über den Beschluss zu diesem Tagesordnungspunkt nicht mit abstimmen.

Dies ist zum einen der Fall bei Beschlussfassung über die Vornahme eines den Eigentümer betreffenden Rechtsgeschäfts. Gleiches gilt, wenn die Beschlussfassung die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits mit dem Eigentümer betrifft.

4. Mehrheit

In der Regel genügt für eine positive Beschlussfassung die einfache Mehrheit, d. h. es müssen mehr Ja-Stimmen abgegeben werden als Nein-Stimmen. Enthaltungen zählen nicht.

In bestimmten Fällen sieht das Gesetz das Erfordernis einer qualifizierten Mehrheit vor. Dies gilt etwa bei der Änderung des Verteilerschlüssels für Instandsetzungskosten im Einzelfall (§ 16 Abs. 4 WEG) oder etwa bei Beschlüssen über bauliche Veränderungen, die einer Modernisierung dienen (§ 22 Abs. 2 WEG).

VI. Protokoll

Über die Wohnungseigentümerversammlung ist ein Protokoll, eine sog. Niederschrift, zu erstellen (§ 24 Abs. 6 WEG). Dies erfolgt in der Regel durch den Vorsitzenden der Versammlung, d.h. den Verwalter. Es besteht jedoch die Möglichkeit, durch Mehrheitsbeschluss einen anderen Protokollführer zu bestimmen.

Bei dem Protokoll handelt es sich nicht um ein Ablaufprotokoll. Aus der Niederschrift müssen sich jedoch mindestens folgende Informationen ergeben:

  • Name der Wohnungseigentümergemeinschaft,
  • Tag der Versammlung,
  • Beschlussfähigkeit der Versammlung,
  • Wortlaut der Beschlüsse,
  • Auszählungsergebnis bei Abstimmungen sowie
  • das verkündete Beschlussergebnis.

Ob weitere Tatsachen im Protokoll zu vermerken sind, steht regelmäßig im Ermessen des Protokollführers.

Das Protokoll ist gemäß § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG durch den Verwalter, einen Eigentümer und – wenn bestellt – den Verwaltungsbeiratsvorsitzenden bzw. dessen Vertreter zu unterzeichnen.

Ein fehlendes oder nicht unterschriebenes Protokoll ändert jedoch nichts an der Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse. Es gibt aber Gemeinschaftsordnungen, die eine sog. qualifizierte Protokollierungsklausel enthalten. Zur Wirksamkeit eines Beschlusses kann dann die Erstellung und Unterzeichnung des Protokolls erforderlich sein. Ob eine solche (wirksame) Protokollierungsklausel vorliegt, ist in jedem konkreten Einzelfall genau zu prüfen.

Eine Frist zur Erstellung des Protokolls ist im Gesetz nicht vorgesehen. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass die Niederschrift mindestens eine Woche vor Ablauf der Frist zur Erhebung der Anfechtungsklage vorliegen muss. Eine Pflicht des Verwalters, das Protokoll zu vervielfältigen und an die Wohnungseigentümer zu versenden, sieht das Gesetz ebenfalls nicht vor. Vielmehr begründet § 24 Abs. 6 S. 3 WEG nur ein Einsichtsrecht. Häufig finden sich aber Regelungen in der Teilungserklärung oder im Verwaltervertrag.

Ein gerichtlicher Antrag auf Protokollberichtigung hat nur selten Aussicht auf Erfolg, nämlich nur dann, wenn rechtlich erhebliche Erklärungen falsch wiedergegeben (z.B. falscher Beschlussinhalt) oder ein Eigentümer durch das Protokoll rechtswidrig beeinträchtigt wird (z.B. Beleidigung).

VII. Gerichtliches Vorgehen gegen Beschlüsse der WEG

Werden auf der Eigentümerversammlung Beschlüsse gefasst, die nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, stellt sich die Frage, wie sich der einzelne Eigentümer dagegen zur Wehr setzen kann. Hierbei ist zu beachten, dass Beschlüsse, wenn sie nicht ausnahmsweise nichtig sind, mit Ablauf der Anfechtungsfrist bestandskräftig werden. Das gilt auch, wenn sie nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen. Bestandskräftige Beschlüsse binden alle Eigentümer, auch diejenigen, die gegen den Beschluss gestimmt haben.

Will ein Eigentümer verhindern, dass Bestandskraft eintritt, muss er den Beschluss innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung (nicht ab Erhalt des Protokolls) gerichtlich anfechten (§ 23 Abs. 4 S. 2 in Verbindung mit § 46 WEG).

Die Anfechtungsklage ist dann binnen eines weiteren Monats zu begründen.

VIII. Fazit

Die wesentlichen Entscheidungen über die Verwaltung treffen die Wohnungseigentümer durch Beschluss in der Eigentümerversammlung. Ihr kommt daher ein besonderes Gewicht zu.

Die nachträgliche Korrektur fehlerhafter Beschlüsse im Wege einer gerichtlichen Anfechtungsklage ist möglich, aber häufig schwierig und kostspielig. Formelle Mängel, etwa wie oben beschrieben die Nichteinhaltung der Ladungsfrist o.ä., führen regelmäßig nur dann zu einer Aufhebung des Beschlusses durch das Gericht, wenn sie für die Entscheidungsfindung erheblich waren. Im Übrigen haben die Eigentümer in inhaltlicher Hinsicht häufig ein weites Ermessen bei der Wahl verschiedener möglicher Maßnahmen. Es gilt das Mehrheitsprinzip. Eine Anfechtungsklage wegen inhaltlicher Mängel hat daher nur dann Erfolg, wenn die Mehrheit der WEG das Ermessen überschritten hat.

Die Anfechtungsklage ist daher häufig ein steiniger Weg. Daher sollte jeder Eigentümer im Vorfeld der Eigentümerversammlung:

  • die Versammlung gut vorbereiten,
  • Mehrheiten suchen und
  • auf eine sinnvolle Entscheidungsfindung hinwirken!

Rechtsanwältin Ellen Taufkirch
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht Patrick Geiger

Bitte beachten Sie, dass die Ausführungen allgemein gehalten sind und sich auf die aktuelle Rechtslage beziehen. Die Durchsicht dieses Skripts kann eine Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen.